Cesser Digital 

Hoy en día el conocimiento es el activo más valioso en una empresa. Su gestión implica en gran medida catalogar, consultar, acceder, buscar e integrar información y documentación que en la mayoría de las empresas se encuentra dispersa y en soportes no informatizados. Por este motivo la gestión de la documentación se ha convertido al mismo tiempo en una necesidad y en un problema para las organizaciones: gastos en locales y ficheros, recursos dedicados a la organización y búsqueda de documentos, duplicaciones, gastos de impresión, etc.

Un aspecto fundamental de la solución es la capacidad de establecer circuitos de aprobación de documentos o flujo de trabajo (workflow) para que los documentos que publiquen los diferentes usuarios puedan ser revisados y aprobados por los responsables de departamento o incluso usuarios externos como clientes o proveedores.

Otra característica a destacar, es la integración con cualquier sistema de digitalización y OCR, el cual permitirá que de forma automática incorporar los documentos escaneados a cualquiera de las ubicaciones o blibliotecas de la solución de gestión documental.

La solución de gestión documental de Cesser Informática está dsiponible para todas las vesiones de Sharepoint. Permite centralizar en una ubicación única toda la información de la empresa. Esta información será accesible desde diferentes escenarios: intranet, para el acceso desde dentro de la empresa y extranet, para usuarios remotos. A continuación, se detallan todas las secciones de esta solución:

1. Portada.
   - Últimas noticias.
   - Tareas pendientes para la aprobación de documentos.
   - Accesos directos a otras web o zonas del portal.
   - Documentos relevantes.
2. Ventas. Indicar que esta sección se integra con los clientes que estén dados de alta en el ERP.
   - Búsqueda de clientes por cualquier campo de información.
   - Ficha del cliente.
   - Contratos.
   - Otros documentos relacionados con el cliente
3. Compras. Esta sección también se conecta a los proveedores del ERP.
   - Búsqueda de proveedores por cualquier campo de información.
   - Ficha del proveedor.
   - Facturas de compra. Este repositorio lleva asociado un flujo de aprobación de facturas de proveedores que permite aprobar facturas en función del centro de coste que ha solicitado el pedido de compra. Por ejemplo, si hay que aprobar una factura de una impresora, el flujo enviará la tarea de aprobación al responsable de informática y una vez realizada dicha aprobación, se enviará otra tarea de aprobación al departamento administrativo de la empresa.
   - Contratos.
   - Otros documentos relacionados con el proveedor.
4. Recursos Humanos. Esta sección estará conectada con el listado de empleados presente en el ERP.
   - Búsqueda de empleados por cualquier campo de información.
   - Ficha del empleado.
   - Documentación personal de cada empleado.
   - Últimos documentos publicados por empleado.
5. Sistemas. Esta sección está destinada al departamento de IT o Informática de la empresa. Esta integrada con el listado de activos (equipamientos) de la empresa presentes en el ERP.
   - Búsqueda de activos por cualquier campo de información.
   - Ficha del activo.
   - Documentación de cada uno de los activos de la empresa.
   - Base de datos del conocimiento (Knowledge Base).
6. Producción. Esta sección está integrada con los diferentes productos de la empresa dados de alta en el ERP.
   - Búsqueda de productos por cualquier campo de información.
   - Ficha del producto.
   - Documentación de cada uno de los productos.
   - Documentos generales.
7. Documentos de la empresa. Esta sección contendrá los documentos oficiales de la empresa para poder ser usados por todos los empleados.
   - Documentación corporativa.
   - Informes.
   - Plantillas

Entre las muchas características de la gestión de documentos, destacamos las siguientes:

• Acceso a los documentos, de forma sencilla e intutiva, los usuarios acceden a los documentos a través de un navegador web, un explorador de archivos, un dispositivo móvil o las herramientas de Microsoft Office.
• Versionado: esta característica permite crear versiones de un documento e incluso borradores, de tal forma que permite realizar un seguimiento del ciclo de vida de un documento.
• Búsqueda: una de las propiedades más sobresalientes de SharePoint, es su motor de búsqueda basado en SQL Server, que permite buscar cualquier documento por sus propiedades y contenido, incluso en documentos PDF.
• Avisos: los usuarios podrán suscribirse al sistema de avisos, que informa por medio de correos electrónicos de la modificación o publicación de un documento, una carpeta o de la propia biblioteca.
• Integración con Microsoft Outlook: la solución también puede ser utilizada sin conexión a la red a través de Microsoft Outlook. El usuario podrá seleccionar las bibliotecas del gestor que desea integrar en Outlook y la aplicación copiará los documentos en carpetas de Outlook. 
• Seguridad: el nivel de seguridad de la solución destaca por su alto grado de personalización, ya que por cada elemento (archivo, directorio o biblioteca) permite especificar el nivel de acceso por usuario o grupos de usuarios. Asimismo, posibilita la creación de perfiles de usuario.
• Flujos de trabajo: la solución incorpora varios modelos de flujos de trabajo para la aprobación de documentos que, por medio de tareas y correos electrónicos, permite a los usuarios participar en los mismos. 
• Personalización: para los usuarios de la solución tiene una gran importancia la posibilidad de personalizar la forma en la que desean consultar la información. De esta manera, pueden acceder de una forma más cómoda y mejorar su productividad. Mediante las vistas que la tecnología SharePoint ofrece, el usuario podrá aplicar a las bibliotecas diferentes filtros, ordenaciones, agrupaciones, etc.

La solución incorpora un conector que le permitirá relacionar documentos presentes en la gestión documental con información de Microsoft Dynamics NAV. De esta forma, podrá consultar documentos desde un navegador web o desde una ficha de un cliente o un pedido de venta en Microsoft Dynamics NAV.

Este conector también le permite acceder a información de Microsoft Dynamics NAV desde la solución, de manera que sus empleados podrán consultar información de Microsoft Dynamics NAV desde un navegador web.

Destacar que la solución Cesser de Gestión Documental se integra con los principales ERP´s de mercado como Dynamics AX (Axapta), SAP, AS/4000 etc., así como con las más conocidas base de datos, Oracle, MySQL, Access, DB2, Informix, etc.

Algunos datos sobre la gestión de documentos en las empresas:

• 16% de las horas de trabajo son usadas para buscar informaciones;
• 60% del tiempo de trabajo del colaborador es gasto en el manejo de documentos;
• 85% de los documentos almacenados nunca son usados;
• 60% son obsoletos;
• 50% son copias;
• 6 horas por mes son gastas para rehacer los documentos perdidos.

En cifras...

Una empresa con 2.000 facturas recibidas al año ahorra más de 5.000 € en costes de conservación y puede recuperar quince días al año de dedicación productiva.